HN Thư ký và những thuận lợi khó khăn trong ngành

[h=3]1. Đôi nét về ngành thư ký[/h]Ngành Thư kí văn phòng cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng, lễ tân, kỹ năng giao tiếp, tổ chức sự kiện, truyền thông. Vì thế, sau khi tốt nghiệp, ngoài công việc làm thư kí, người học còn có thể đảm nhận các công việc như quản trị văn phòng, tổ chức sự kiện, chuyên viên phụ trách đối ngoại,... Người học ngành thư kí còn được cung cấp kiến thức về tâm lý, về xã hội để có thể giúp lãnh đạo đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Nhiệm vụ thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như:
Tùy theo từng mô hình, hoàn cảnh thực tế công việc mà doanh nghiệp đưa ra yêu cầu cho từng vị trí thư ký phù hợp. Chẳng hạn như các công ty về lĩnh vực xuất nhập khẩu, người làm vị trí thư ký – trợ lý phải nắm rõ luật kinh doanh và các thủ tục xuất nhập khẩu để đảm bảo sự chính xác trong việc ký kết, giao dịch hợp đồng, đảm bảo công việc đạt lợi nhuận cao nhất có thể. Hơn nữa, nếu làm việc ở các doanh nghiệp liên doanh, nước ngoài, người thư ký trợ lý phải có kinh nghiệm về các thủ tục, văn hóa ngoại giao, tiếp nhận văn bản giấy tờ chuẩn quốc tế.
[h=3]2. Tầm quan trọng của nghề thư ký[/h]Với một yêu cầu công việc đa dạng như vậy, thư kí có cơ hội được học tập và nâng cao kiến thức ở nhiều mảng. Thậm chí sau một thời gian làm việc và tích lũy kinh nghiệm, nhiều người đã mở được công ty riêng chính bởi thời gian “học việc lương cao” với vị trí trợ lý/thư kí.
Ngoài ra, họ sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ... Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty.
Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại để công việc luôn trôi chảy. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp, nghề thư ký cần được đào tạo bài bản.

[h=3]3. Những thận lợi và khó khăn trong ngành[/h]Nghề thư ký là một vị trí cao trong nội bộ doanh nghiệp nên áp lực luôn luôn lớn. Người làm thư ký phải đảm nhiện một khối lượng công việc không nhỏ, từ vai trò như người quản trị nhân sự như tổ chức sự kiện cho công ty đến những việc đối ngoại như tạo mối quan hệ tốt khách hàng, hoàn thành các giao dịch, quản lý các thủ tục giấy tờ hoạt động kinh doanh.

Chính vì áp lực công việc như vậy nên không thể tránh khỏi các sai sót, nhất là đối với những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc này.
Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…
Một người thư ký có khả năng thuyết phục được các nhân viên khác và hoàn thành tốt trọng trách của mình cần có sự chuẩn mực và năng lực làm việc cao. Có thể nói rằng người thư ký là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo, là bộ mặt của công ty. Bởi vậy, nghề thư ký yêu cầu kiến thức về nhiều mặt, cần có sự rèn luyện và thử thách lớn để tích lũy kinh nghiệm sống, kỹ năng làm việc hiệu quả.
Không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn, thư kí còn phải là người có kĩ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng câu từng chữ. Xem chi tiết tại: GEC - Trung Tâm TVĐT Kinh Tế Toàn Cầu
Không chỉ vậy, nghề thư ký – trợ lý cũng đòi hỏi một hệ thống kiến thức tổng hợp nên tùy theo từng ngành mà các sinh viên thuộc các khối kinh tế, ngoại thương là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty hợp tác, liên doanh với nước ngoài. Tương tự thế, sinh viên thuộc các khối xã hội lại phù hợp với yêu cầu của các dự án, tổ chức phi chính phủ…

Nguồn: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ & QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG | Đào tạo nghiệp vụ

 

Ðề: Thư ký và những thuận lợi khó khăn trong ngành

thu ky hya gap nhung kho khan lien quan den moi quan he voi sep

---------- Post added 14-11-2014 at 11:45 ----------

ngoai ra con nhieu van de khac nua