HN Nghề thư ký và trợ lý cá nhân

1. Thư ký, trơ lý cá nhân
Một thư ký, trợ lý cá nhân, hoặc trợ lý hành chính là một người có công việc bao gồm việc hỗ trợ quản lý, bao gồm cả giám đốc điều hành, sử dụng một loạt các quản lý dự án, thông tin liên lạc, hoặc kỹ năng tổ chức. Các chức năng này có thể được hoàn toàn thực hiện để hỗ trợ một nhân viên khác hoặc có thể là vì lợi ích của nhiều hơn một. Trong tình huống khác một thư ký là một sĩ quan của một xã hội hay tổ chức những người giao dịch với thư từ, thừa nhận các thành viên mới, và tổ chức các cuộc họp và các sự kiện chính thức
Lịch trình hội họp - Điều này bao gồm thông báo cho các thành viên tương ứng về cuộc họp và lấy xác nhận về cùng.
Các thư ký cần phải chuẩn bị các bản ghi nhớ để thông báo cho các thành viên được yêu cầu là tốt. Chuẩn bị chương trình nghị sự - Một cuộc họp mà không có một chương trình nghị sự là một thảm họa. Tất cả các thư ký cần phải biết điều đó. Chương trình nghị sự cần phải được tạo ra bởi các thư ký trên cơ sở những vấn đề cần được thảo luận. Một thư ký thông minh cũng sẽ giữ bản chất của các thành viên tham dự trong tâm trí trong khi tạo ra các mốc thời gian của chương trình nghị sự.
Họ phải có khả năng thực hiện nhiệm vụ quản trị cơ bản, chẳng hạn như đánh máy và nộp đơn. Kỹ năng tổ chức là rất cần thiết. Anh ta hoặc cô ta phải có khả năng ghi lại các ghi chú vào bản ghi nhớ có thể đọc được và báo cáo. Kỹ năng giao tiếp và điện thoại sẽ là hữu ích. Bởi vì nhiều giám đốc điều hành làm việc nhiều giờ, một thư ký kinh doanh nên có một lịch trình linh hoạt.
2.Tầm quan trọng nghề thư ký trong doanh nghiệp

Cả doanh nghiệp lớn và nhỏ dựa trên các thư ký để được giúp đỡ với các tổ chức, quản lý và nhiệm vụ cần thiết khác. Thư ký chuyên dụng và tài năng được đánh giá cao tinh thần làm việc của họ và sự chú ý đến từng chi tiết. Thường xuyên hơn không, nó là thư ký kinh doanh, người giữ ngày để hoạt động ngày một văn phòng hoạt động trơn tru. Đọc để tìm hiểu thêm về cách nhập vào nghề này.

Một thư ký kinh doanh phải thành thạo trong các chương trình xử lý văn bản và bảng tính.Xem tại website: http://gec.edu.vn/
Mọi thư từ văn phòng này sẽ được gửi đến trụ sở chính của một thực thể. Mỗi thực thể cũng phải được chỉ định một đại lý đăng ký và đăng ký văn phòng tại vào người mà quá trình có thể được phục vụ. Dịch vụ trên các đại lý đăng ký được coi là dịch vụ trên thực thể, bất kể cho dù các đại lý đăng ký thực sự chuyển tiếp thông báo cho các thực thể. Bất cứ lúc nào một thực thể thay đổi trụ sở chính, đại lý đăng ký hoặc văn phòng đăng ký.Bí thư có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính của chạy một hội nghị cấp cao hoặc sắp xếp phục vụ cho một cuộc họp ăn trưa điển hình. Thông thường nhà điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của mình để có những phút tại các cuộc họp và chuẩn bị tài liệu họp xem xét
3. Công việc chính của nghề thư ký
Lập biên bản cuộc họp - Trong cuộc họp, nó là bắt buộc đối với biên bản cuộc họp phải được lưu giữ. Những phút là hồ sơ chính thức của các diễn biến của cuộc họp và được, chủ yếu là, duy trì bởi các thư ký.
Hãy cẩn thận nếu thư từ, như đạo diễn - Thư ký cần phải chắc chắn rằng thư yêu cầu được gửi ra ngoài. Nhiều tổ chức gửi lời chào hàng ngày để khách hàng quan trọng. Công việc này được thực hiện chủ yếu là do thư ký.
Giữ liên lạc với khách hàng hoặc khách hàng quan trọng, như mong đợi - Bí thư đã nhận thức được rằng khách hàng và khách hàng cần phải được nuông chiều đến một mức độ nhất định, để có kết quả tốt nhất. Như vậy, nó là một trong những nhiệm vụ của thư ký để giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng quan trọng.
 
Một thư ký có nhiều nhiệm vụ hành chính. Theo truyền thống, các nhiệm vụ đã được chủ yếu là liên quan đến sự tương ứng, chẳng hạn như các cách gõ ra các chữ cái, duy trì các file tài liệu giấy, vv Sự xuất hiện của xử lý văn bản đã giảm đáng kể thời gian mà nhiệm vụ đó đòi hỏi, với kết quả là nhiều nhiệm vụ mới đã đến dưới sự giám sát của các thư ký. Các nhiệm vụ có thể thay đổi tùy theo tính chất và quy mô của tổ chức. Đây có thể bao gồm việc quản lý ngân sách và làm sổ sách kế toán, tham dự các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách, duy trì trang web, và thu xếp đi.

Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-va-quan-tri-van-phong.html

 

Ðề: Nghề thư ký và trợ lý cá nhân

Nghề Nữ Thư Ký là luôn bám sát theo Sếp dù đi xa gần, ngắn ngày hay nhiều ngày, sáng tối như hình với bóng luôn phải không các Bác ( Em xem phim thấy thế X_X ).