HN Các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công

tổ chức hội nghị, tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tổ chức tập huấn, tổ chức hội nghị thường niên, tổ chức hội nghị hội thảo, to chuc hoi nghi, to chuc hoi thao, to chuc hoi nghi hoi thao, to chuc hoi nghi khach hang, to chuc su kien, to chuc su kien chuyen nghiep, to chuc hoi nghi thuong nien, to chuc tap huan, to chuc hoi nghi hoi thao, tổ chức tiệc trung thu, to chuc tiec trung thu, tổ chức tiệc trung thu giá rẻ, to chuc tiec trung thu gia re


(THT)Để có được một buổi hội nghị khách hàng thành công thì công việc hâu trường vô cùng quan trọng. Hãy cũng Thienha Travel tìm hiểu các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công để có một buổi hội nghị thành công như mong đợi.

1. Lên chủ đề

Nội dung quyết định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng của người tổ chức và mục đích của người tham dư.
Đối với những chương trịnh mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Nếu có thể, hãy làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự để tìm ra chủ đề mà họ muốn tham gia nhất, từ đó lên kế hoạch cho chủ để của hội nghị.

2. Làm việc với diễn giả, phát ngôn, khách mời

Bàn bạc với diễn giả về nội dung và thời gian nói chuyện để kiểm soát chương trình. Trong những buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả có tiếng tăm, bạn phải cân nhắc việc đưa đón tận nơi để đảm bảo sự chu đáo dành cho họ. Cần sắp xếp phương tiện đi lại, ăn ở... đảm bảo thuận tiện cho việc đi lại.

3. Tìm kiếm địa điểm

Chọn địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.
Cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn để xem phần nào miễn phí, phần nào tính phí để dự trù kinh phí cho phù hợp. Bạn cũng cần để ý đặc điểm của nơi tổ chức xem có phù hợp để mình tổ chức hay không.

4. Vật dụng cần thiết cho việc tổ chức

Dự trù tất cả những vật dụng cần thiết tại event để đám bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo. Cần hỏi rõ nhu cầu của diễn giả, quá trình nói chuyện để chuẩn bị những vật dụng cần thiết. Bạn đừng mặc định diễn giả cần gì thì sẽ nói với bạn vì nhiều khi họ sơ ý quên mất. Có một buổi trainning nhỏ, diễn giả muốn chiếu cho mọi người xem một đoạn clip trong máy tính của mình. Tuy nhiên, do không có sự chuẩn bị trước, bộ phận kỹ thuật không có cáp nối âm thanh từ laptop ra dàn loa lớn, vì vậy khán giá đành xem hình và hầu như không nghe thấy âm thanh nhỏ phát ra từ loa của laptop.

5. Truyền thông cho sự kiện



Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội... Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính "tấn công" nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.

Cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.

6. Đăng ký

Cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu trả tiền trước hay thu tiền tại Event, nên cho đăng ký online qua trang web hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền thì nên yêu cầu khách chuyển khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên đi thu phí.

Khi có người đăng ký tham dự, bạn nên có hình thức xác nhận đăng ký để họ an tâm, và cũng là nhắc họ đừng quên ngày tham dự. Có thể xác nhận đăng ký bằng email, tin nhắn điện thoại, gần ngày tổ chức, bạn nên nhắn tin/email lần nữa để nhắc họ về thời gian, địa điểm hội nghị khách hàng cũng như những vấn đề lặt vặt như đi đúng giờ, đem theo business card.

Để khuyến khích mọi người đăng ký sớm để tiện cho công tác chuẩn bị, và cũng là một cách để lôi kéo khách tham dự, nhiều nhà tổ chức đưa ra hình thức khuyến mãi chiết khấu theo thời gian đăng ký sớm, chẳng hạn như giảm 30% nếu đăng ký trước 2 tháng, giảm 10% nếu đăng ký trước 2 tháng, một số nhà tổ chức thì khuyến mãi khi đăng ký theo nhóm, chẳng hạn chiết khấu 15% khi đăng ký nhóm 3 người trở lên.

Cần phòng ngừa trước những tình huống người đăng ký quá ít hoặc quá nhiều để có thể thay đổi địa điểm, phòng tổ chức... phù hợp, cũng như quyết định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bản handout hay phần quà cho người tham dự. Nếu không tính toán kỹ, bạn sẽ lãng phí nếu người tham dự quá ít hoặc bị đánh giá là tổ chức thiếu chu đáo nếu người tham dự quá đông và không được phục vụ kịp thời.

Nếu bạn có ý định giữ liên lạc với những người đăng ký tham dự, hãy đề nghị họ gởi lại danh thiếp tại bàn đăng ký hoặc hoàn thiện các thông tin như tên họ, công ty, chức danh, số điện thoại, email... trong mẫu điền thông tin. Để họ có động lực làm việc này hơn, có thể khuyến khích họ bằng những món quà, chẳng hạn bốc thăm trúng thưởng hay trao giải thưởng cho người điền đầy đủ thông tin vào bảng thăm dò


Hãy đến với Thiên Hà để sử dụng những dịch vụ tốt nhất!


Công ty TNHH Tư Vấn Đầu Tư và Du Lịch Quốc Tế Thiên Hà
Địa chỉ: D2, 102 Khu Tập Thể Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 0979.255880
Email: [email protected] / Website: thienhatravel.vn

hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,tổ chức sự kiện, to chuc su kien,tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, to chuc su kien chuyen nghiep, tổ chức hội thảo, to chuc hoi thao, to chuc hoi nghi, tổ chức hội nghị, du lịch miền trung, du lich mien trung, du lịch biển, du lich bien, đặt phòng hội nghị, dat phong hoi nghi, đặt phòng hội thảo, dat phong hoi thao,du lịch hè, du lich he, tour du lịch hè, tour du lich he, chương trình teambuilding, chuong trinh teambuilding, tổ chức teambuilding,to chuc teambuilding