HN Ngành thư ký và những thuận lợi và khó khăn

[h=3]1. Thư ký văn phòng chuyên nghiệp[/h]Thư ký văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong một doanh nghiệp hay công ty thực hiện các nhiệm vụ cần thiết cho một tổ chức có hiệu quả. Các chương trình dịch vụ hành chính tại với cả lớp học và kinh nghiệm thực tế cung cấp các sinh viên khoá đào tạo thay thế bao gồm các lớp học trực tuyến cũng như ngày và buổi tối các lớp học linh hoạt trên
Với lịch trình linh hoạt lớp, sinh viên có thể có được một bằng tốt nghiệp kỹ thuật trong vòng một năm và có thể lựa chọn để tiếp tục trên và áp dụng tín chỉ đến một mức độ liên kết chuyên nghiệp hành chính.
Người làm thư ký được làm việc trong một môi trường văn phòng thoải mái trong khi thực hiện nhiệm vụ văn phòng khác nhau và trách nhiệm mà có thể bao gồm hồ sơ, đánh máy, nhập dữ liệu, thư chuẩn bị, hiệu đính và máy điện thoại trả lời. Họ cũng hoạt động máy photocopy, máy fax, thiết bị văn phòng khác. Các nhiệm vụ cụ thể được giao cho trợ lý văn phòng khác nhau đáng kể, tùy thuộc vào loại phòng mà họ làm việc. Trợ lý văn phòng bằng tốt nghiệp kỹ thuật của Gateway là một chương trình tín dụng và có thể được hoàn tất trong vòng một năm nếu được thực hiện đầy đủ thời gian. Các môn học bao gồm quản lý hồ sơ, các ứng dụng sử dụng bàn phím, hiệu đính văn phòng và chỉnh sửa, và toán học với các ứng dụng kinh doanh.
[h=3]2. Kỹ năng nghề trợ lý giám đốc[/h]Để trở thành một thư ký điều hành hay trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, ngoài tiêu chuẩn về ngoại hình, sử dụng thành thạo máy tính, đánh máy với tốc độ nhanh, tiếng Anh lưu loát, sắp xếp và điều phối tốt mọi công việc trong văn phòng, bạn cần phải biết thu xếp, giải quyết mọi tình huống kịp thời, chính xác và hợp lý. Kỹ năng giao tiếp, trình bày tốt cũng là yếu tố không thể thiếu. Ở một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài, ngoài những yêu cầu trên, họ còn đòi hỏi ứng viên phải có sức chịu đựng áp lực công việc cao, khả năng làm việc độc lập và sẵn sàng đi công tác thường xuyên. Ứng viên có nhiều năm trong công tác quản lý, nhạy bén nắm bắt thông tin thị trường là một lợi thế cho vị trí này.
Đối với các bạn sinh viên mới ra trường, để có kiến thức cơ bản về nghề này, các bạn có thể tham gia các khoá đào tạo ngắn hạn về thư ký giám đốc hoặc quản trị văn phòng. Tuy nhiên, những kỹ năng này cũng chỉ là những yếu tố cơ bản. Để thành công trong vai trò thư ký, trợ lý, bạn phải thực sự say mê, nỗ lực tìm tòi học hỏi và có tâm huyết với nghề mà bạn đã chọn.
Thư ký / quản trị có liên quan đến sự phối hợp và thực hiện các thủ tục văn phòng và thường xuyên có trách nhiệm đối với các dự án cụ thể và các nhiệm vụ, và trong một số trường hợp, giám sát và giám sát công việc của nhân viên cơ sở.

[h=3]3. Những thuận lợi và khó khăn trong ngành[/h]Một thư ký, trợ lý cá nhân, hoặc trợ lý hành chính là một người có công việc bao gồm việc hỗ trợ quản lý, bao gồm cả giám đốc điều hành, sử dụng một loạt các quản lý dự án, thông tin liên lạc, hoặc kỹ năng tổ chức. Các chức năng này có thể được hoàn toàn thực hiện để hỗ trợ một nhân viên khác hoặc có thể là vì lợi ích của nhiều hơn một. Xem chi tiết tại: www.gec.edu.vn

Tùy thuộc vào lĩnh vực này, vai trò cũng có thể bao gồm nhiều điều  sử dụng một loạt các gói phần mềm, chẳng hạn như Microsoft Word, Outlook, Powerpoint, Excel, Access, vv, để sản xuất thư từ và tài liệu và duy trì các bài thuyết trình, hồ sơ, bảng tính và cơ sở dữ liệu việc xây dựng và duy trì hệ thống văn phòng đặt phòng và phòng hội nghị  sử dụng hệ thống quản lý nội dung để duy trì và cập nhật trang web và cơ sở dữ liệu nội bộ;
Tham dự các cuộc họp, ghi biên và trì chú quản lý và duy trì ngân sách, cũng như lập chứng từ liên lạc với các nhân viên ở các phòng ban khác và với các liên lạc bên ngoài đặt hàng và duy trì văn phòng phẩm và thiết bị phân loại và phân phối bài vào và tổ chức và gửi bài đi liên lạc với các đồng nghiệp và liên lạc bên ngoài để đặt ăn ở và đi tổ chức và lưu trữ giấy tờ, tài liệu và thông tin trên máy tính photocopy và in ấn các tài liệu khác nhau


Nguồn: http://gec.edu.vn/nghiep-vu-thu-ky-va-quan-tri-van-phong.html