HN Người thư ký văn phóng hiện đại

Để trở thành nhân vật đáng tin cậy, luôn sát cánh cùng chủ doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh, người thư ký cần nắm giữ những bí quyết nghề nghiệp gì?

​

​

 
Thư ký hiện đại như thế nào?
- Người thư ký trong một văn phòng hiện đại không còn phân ra từng công việc riêng lẽ như thư ký đánh máy hay thư ký xử lý văn bản v.v…. mà người thư ký ngày nay là một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng. 
- Thư ký hiện đại đảm nhận một số việc liên quan đến quản trị hành chính nhân sự, kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, thư ký còn kiêm nhiệm một số công việc đối ngoại như thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ với các đối tác, khách hàng... Không quá khi nói rằng thư ký là một trong những trợ thủ đắc lực nhất của chủ các doanh nghiệp và là “nhịp cầu” quan trọng trong mối quan hệ giữa giám đốc và các thành viên trong công ty cũng như khách hàng.
Vai trò và nhiệm vụ của người thư ký hiện đại

- Đóng vai trò trung tâm tin tức

- Tổ chức những công việc hàng ngày,
- Đề xuất công việc
- Chuẩn bị những cuộc công tác xa và những cuộc hội họp
- Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ.
- Công tác văn thư
- Gởi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax
- Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản
- Tổ chức lưu trử văn bản.
- Điện thoại giao dịch công việc cho ngừơi quản lý
- Đón tiếp khách
-Tổ chức các buổi hẹn gặp
- Tổ chức cho chuyến đi công tác
- Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
- Sử dụng máy vi tính thành thạo
- Tra tìm tài liệu.
- Mở sổ nhật ký công tác
- Lập lịch công tác cá nhân
- Lập lịch công tác cho người phụ trách
- Lập lịch hoạt động công ty trong tuần
- Lập bảng công tác......
Tham khảo khóa học nghiệp vụ thư ký hiện đại tại website: http://gec.edu.vn/
Với các công việc nêu trên, đòi hỏi người thư ký ngày nay phải phát huy tính chủ động, năng lực sáng tạo và phải biết sử dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để xử lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nghề thư ký hiện đại có những khó khăn gì ?
Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải có khả năng phục vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp và phải đảm bảo được kết của những người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:
- Khi các lãnh đạo làm việc trong cùng một thời gian họ sẽ đua nhau tận dụng thời gian của người thư ký
- Người thư ký có thể gặp khó khăn khi quyết định dành ưu tiên cho ai
- Công việc có thể gây ra mâu thuẩn giữa các người phụ trách
Để làm tốt công việc này đòi hỏi người thư ký phải có một óc tổ chức, khả năng làm việc cao. Những buổi họp nội bộ rất cần thiết để hiểu được quan điểm chung và sự đóng góp của mỗi thành viên, nhằm đánh giá được những cái ưu tiên và những công việc có kỳ hạn. Dựa vào đó sẽ đề ra một thời khoá biểu thích hợp nhằm cung cấp đầy đủ các dịch vụ cho mỗi người có hiệu quả và được hài lòng.

Nguồn: http://me.zing.vn/zb/dt/miumiucit/21625852