HN Những rắc rối thường gặp của tổ chức sự kiện

(THT)Việc tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng thuận buồn xuôi gió. Ngay từ khi lên kế hoạch hay chuẩn bị đã có những rắc rối phát sinh. Những rắc rối này dễ kéo theo những sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra sự kiện. Cần có những giải pháp để tránh những rắc rối thường gặp của tổ chức sự kiện.

1. Thay đổi địa điểm

Đây là điều thường gặp trong các event, có nhiều sự kiện thay đổi địa điểm đến sát ngày tổ chức, ảnh hưởng rất nhiều tới công tác chuẩn bị: thiết kế, thi công, nhân sự... Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm thì sẽ không thể đo đạc để thiết kế, dẫn tới không thi công các khoản mục được



2. Thay đổi thời gian

Đây cũng là một trong những rắc rối thường gặp nhất, nếu như thay đổi thời gian sớm thì mọi thứ có thể giải quyết được dễ dàng. Đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho tới sát thời điểm sự kiện diễn ra thì đây thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.

3. Làm việc với nhiều đầu mối

Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5, 6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Đối với những khách hàng như thế này, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu chín người mười ý là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.

4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc



Khi dự toán và mọi kế hoạch đã được duyệt qua, nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc ký hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Điều này làm chậm trễ các tiến độ với nhà cung cấp, làm công việc bị trì hoãn. Phương án là nhờ can thiệp của những người có trách nhiệm cao hơn( giám đốc- người chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo duyệt thì bạn cứ tiến hành những việc có thể làm trước, một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.

5. Chậm trễ trong thanh toán

Đây cũng là việc khiến nhiều người làm sự kiện đau đầu. Khi event đã thực hiện xong, khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu bạn hối thức khách hàng thanh toán và các nhà cung cấp đòi nợ các khoản khiến bạn không biết phải làm sao. Trường hợp này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán bên phía bạn hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các suppliers. Các kế toán có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ hơn.

6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình

Thông thường, những sự kiện đã được giao cho công ty tổ chức thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách hàng quá kĩ tình thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event. Trong một event mà người viết thực hiện, các khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng Ban tổ chức, khi đó, người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải thích rõ rằng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ, sau đó họ cũng rất vui vẻ đồng ý điều này.
Hãy đến với Thiên Hà để sử dụng những dịch vụ tốt nhất!


Công ty TNHH Tư Vấn Đầu Tư và Du Lịch Quốc Tế Thiên Hà
Địa chỉ: D2, 102 Khu Tập Thể Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0979.255.880
Email: [email protected] / Website: thienhatravel.vn



hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,tổ chức sự kiện, to chuc su kien,tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, to chuc su kien chuyen nghiep, tổ chức hội thảo, to chuc hoi thao, to chuc hoi nghi, tổ chức hội nghị, du lịch miền trung, du lich mien trung, du lịch biển, du lich bien, đặt phòng hội nghị, dat phong hoi nghi, đặt phòng hội thảo, dat phong hoi thao,du lịch hè, du lich he, tour du lịch hè, tour du lich he, chương trình teambuilding, chuong trinh teambuilding, tổ chức teambuilding,to chuc teambuilding