HN Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương

Đây là một trong những quy trình của một chương trình tổ chức sự kiện nói chung và của sự kiện khai trương nói riêng, để có một chương trình chỉn chu từ khâu gặp gỡ khách hàng đến khi chương trình diễn ra.



Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương | Vietwind Travel

Lễ khai trương là hoạt động đánh dấu một mốc quan trọng của nhà máy,doanh nghiệp, công ty, nhà hàng, khách sạn,… lễ khai trương – khánh thành là sự công bố cho mọi người đặc biệt là những đối tác, khách hàng của bạn về sự hoạt động của doanh nghiệp mình. Lễ khai trương – khánh thành là công cụ để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước cơ bản sau

- Nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên

Thông tin bao gồm tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ mail, đơn vị làm việc, thời gian muốn tổ chức., số lượng người tham gia, mục đích, lí do tổ chức sự kiện, đối tượng tham dự gồm những ai, các yêu cầu với sự kiện và yêu cầu với công ty tổ chức sự kiện.



Quy trình tiếp nhận thông tin khách hàng | Vietwind Travel

- Lên chương trình và tư vấn

Lên nội dung, ý tưởng cho buổi lễ khai chương gửi cho khách hàng, trao đổi và làm rõ về mục đích nội dung, chỉnh sửa bổ sung theo yêu cầu của khách hàng. Báo giá tổng cho khách hàng với nội dung chương trình như vậy.



Nhân viên điều hành lên chương trình và tư vấn | Vietwind Travel

Chốt nội dung chương trình sau đó sẽ lên kịch bản chi tiết và kế hoạch, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên.

- Ký hợp đồng với khách hàng

Sau khi thống nhất về nội dung chương trình, kịch bản, các hạng mục của sự kiện hai bên sẽ ký hợp đồng.

- Liên hệ và chốt dịch vụ với các đối tác

Liên hệ với các đối tác cung cấp dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, đơn vị tổ chức tiệc ăn uống,… thỏa thuận để có giá và chất lượng dịch vụ được tốt nhất.

- Chuẩn bị cho lễ khai trương

Khảo sát địa điểm, bạn lên khảo sát địa điểm trước để có ý tưởng trang trí cũng như nắm rõ bố cục để set up dụng cụ.

Thiết kế và in ấn, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức tiệc, thiết kế thư mời, banner, backdrop, sân khấu,…



Trang trí và setup banner treo trong sự kiện | Vietwind Travel

Viết kịch bản chi tiết, Mc Scrip cho chương trình

In ấn và phát thư mời

- Tiến hành tổ chức lễ khai trương

Set up dụng cụ, dàn dựng trang trí bao gồm bên ngoài khu vực lễ treo banner dọc, bannerol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ

Cổng chào lắp đặt cổng hơi, cột banner,…



Trang trí và setup cổng hơi trong sự kiện | Vietwind Travel

Khu vực lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn ghế tiếp tân, trang trí,…



Trang trí và setup sân khấu trong sự kiện | Vietwind Travel

Khu vực khai trương – khánh thành: chuẩn bị băng khánh thành, dụng cụ cắt băng,…

Set up khu vực tiệc (nếu có)

Dọn vệ sinh sau khi hoàn tất chương trình



Trang trí và setup chỗ ngồi trong sự kiện | Vietwind Travel

+ Nội dung lễ khai trương

Tiếp tân mặc đồng phục như áo dài đón khách và cài hoa địa biểu hướng dẫn khách vào khu vực



Nhân viên tiếp tân đón khách | Vietwind Travel

Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách hàng yêu cầu, tùy vào quy mô cũng như chi phí của sự kiện)

Văn nghệ chào mừng

Mc phải nắm rõ kịch bản chương trình

Tuyên bố lí do thông báo mục đích ý nghĩa buổi lễ, Mc giới thiệu đại biểu, giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp, chủ đầu tư hay lãnh đạo

Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành



Nghi lễ khánh thành trong sự kiện | Vietwind Travel

Tiếp tân đưa khách ra khu vực tiệc nếu có, nếu không có tiệc tiếp tân tiễn khách và tặng quà nếu có

Kết thúc buổi lễ khai trương

Thu dọn đồ, tháo dỡ các mục trang trí bên ngoài và trong khu vực sự kiện

Dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp, công ty,…

Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
Dọn dẹp vệ sinh trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.

Những hạng mục cơ bản nên có khi tổ chức lễ khai trương:

- Thiết kế sân khấu, lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu
- Cho thuê thảm lót sàn, cổng hơi, rối hơi
- Cho thuê bộ cắt băng khánh thành
- Thiết kế hệ thống nhà bạt, nhà dù
- Cung cấp, cho thuê ghế ngồi đại biểu
- Cung cấp MC dẫn chương trình
- Đoàn múa lân sư rồng, trống hội: chúc mừng phát lộc phát tài
- Cung cấp PG tiếp đón khách tham dự